BPM introduction
Η σημερινή εποχή επιβάλλει γρήγορους ρυθμούς αλλαγών στις απαιτήσεις και τις ανάγκες των οργανισμών. Η επιβίωση και η ευημερία τους εξαρτάται από την ικανότητά τους για άμεση προσαρμογή και ευελιξία στις αλλαγές. Η προσαρμογή επιτυγχάνεται με μηχανισμούς που δίνουν τη δυνατότητα εύκολης και γρήγορης αναθεώρησης των κρίσιμων διεργασιών. Η πιο σύγχρονη τάση που υποστηρίζει την ανάλυση, μέτρηση, αξιολόγηση και επανασχεδίαση των διεργασιών των οργανισμών είναι η διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών (BPM).
BPM definitions
Businness Process Management είναι η επιτυχία των αντικειμενικών στόχων ενός οργανισμού μέσα από την βελτίωση, τη διαχείριση και τον έλεγχο των ουσιαστικών επιχειρησιακών διεργασιών.
Αν και υπάρχει μια κυρίαρχη τάση σε αυτή τη λογική BPM, υπάρχουν και άλλες αντιλήψεις που εκτροχιάζονται από την ουσία της. Παρόλα αυτά υπάρχουν πολλές απόψεις που ενισχύουν τη θέση που επιλέγεται εδώ. Ο Paul Harmon(Harmon,2005a από John Jeston & Johan Nelis:2008) πρόσφατα όρισε τη BPM ως
‘μια πειθαρχημένη διαχείριση που επικεντρώνεται στην βελτίωση της αποδοτικότητας ενός οργανισμού με το να διαχειρίζεται τις επιχειρησιακές διεργασίες ενός οργανισμού’
Success factors for BPM and change
Παράγοντες επιτυχίας για έργα BPM και την αλλαγή
Η υλοποίηση ενός έργου BPM είναι μια περίπλοκη διαδικασία. Η επιτυχία καθορίζεται από κάποιους παράγοντες. Οι Clark et al. (Clark et. al: 1997 από David Paper & Ruey- Dang Chang: 2005) προσέφεραν ένα μοντέλο 5 συστατικών που αποτελείται από τις ικανότητες των ανθρώπων, τις δομές, τα συστήματα αμοιβών, τις διεργασίες και τις δυνατότητες των πληροφοριακών συστημάτων. Από τη μελέτη αυτών των συστατικών προκύπτει πως τα συστατικά δομή και συστήματα αμοιβών ανήκουν στη κατηγορία ‘περιβάλλον’ που δημιουργήθηκε από τον Paper(Paper: 1998 από David Paper & Ruey- Dang Chang: 2005). Το συστατικό ‘στρατηγική’ ανήκει στη κατηγορία ‘όραμα’ που δημιουργήθηκε επίσης από τον Paper(Paper: 2001από David Paper & Ruey- Dang Chang: 2005). Ο ίδιος επέκτεινε το μοντέλο για να συμπεριλάβει τις δυνατότητες των πληροφοριακών συστημάτων. Έτσι προκύπτει ένα ενοποιημένο μοντέλο με τις εξής κατηγορίες: Περιβάλλον(E), Άνθρωποι(P), Μεθοδολογία(Μ), προοπτικές των πληροφοριακών συστημάτων(Ι), και το όραμα του μετασχηματισμού(Τ). Παρακάτω αναλύονται συνοπτικά οι κατηγορίες και τα συστατικά που είναι κρίσιμα σε καθεμία από αυτές.
Το μοντέλο παραγόντων επιτυχίας(David Paper & Ruey- Dang Chang: 2005)
To automate or not to automate
Αυτοματοποίηση και θέματα προσοχής
Ένα μεγάλο θέμα είναι η αυτοματοποίηση. Τίθεται ένα δίλημμα στους managers για το πότε και αν πρέπει να αυτοματοποιήσουν τις επιχειρησιακές διεργασίες. Η δήλωση του Bill Gates(Rob Davis, Eric Brabander:2007) είναι κατατοπιστική:
‘Ο πρώτος κανόνας για κάθε τεχνολογία είναι πως η αυτοματοποίηση που εφαρμόζεται σε αποτελεσματικές διαδικασίες, θα πολλαπλασιάσει την αποτελεσματικότητά τους. Ο δεύτερος κανόνας είναι πως κάθε αυτοματισμός που εφαρμόζεται σε μια αναποτελεσματική διαδικασία θα πολλαπλασιάσει την δυσλειτουργηκότητα ’.
Άρα η αυτοματοποίηση δεν είναι πανάκια για όλα μας τα προβλήματα. Θα πρέπει να αναλυθούν οι διεργασίες, να βελτιωθούν και να αυτοματοποιηθούν με τέτοιο τρόπο που να είναι ευέλικτος και αποτελεσματικός. Παρατηρείται στη σημερινή εποχή πως οι αλλαγές είναι συχνές και δε θα είχε νόημα να εφαρμοστεί μια δύσκαμπτη αυτοματοποίηση που θα δημιουργούσε προβλήματα σε ενδεχόμενη βελτίωση στις διεργασίες.